Compte-tenu du cadre règlementaire relativement souple et des spécificités inhérentes à chaque structure médico-sociale, aucune recette universelle n’existe pour élaborer ou mettre à jour son projet d’établissement ou de service.
Néanmoins et dans tous les cas (EHPAD, EHPA, Résidence Autonomie, SAAD, SSIAD, SPASAD…), un diagnostic interne et externe de la situation et de l’environnement de la structure facilite la maturation du projet et éclaire vos prises de décision.
Pour faciliter cette démarche, voici 6 points-clés à analyser pour réussir la préparation de son projet d’établissement-service et permettre de :
- Repérer chaque opportunité et contrainte
- Définir une stratégie claire et des objectifs concrets
- Aboutir à un projet commun pour l’ensemble des parties prenantes (résidents ou personnes accompagnées à domicile, familles, professionnels, Conseil d’Administration, partenaires, etc.)
Tirer profit de son histoire
Analyser l’histoire de la structure, des bénéficiaires et des professionnels permet de constater puis capitaliser sur les réussites et évolutions favorables qui marquent ces histoires individuelles ou collectives, y compris les épisodes les plus récents.
Le projet d’établissement-service s’inscrit en effet souvent dans le prolongement de l’histoire, et parfois en rupture sur certains points. Dans tous les cas, l’analyse de l’histoire passée et présente, tout comme l’étude des résultats des évaluations de l’ESMS (continues et quinquennales), éclaire les choix stratégiques à faire pour l’avenir.
Outre le fait de rester fidèle à qui l’on est, cette analyse est également bénéfique pour les équipes puisqu’elle permet de :
- Rassurer les professionnels, par exemple en constatant leur capacité passée à impulser et à porter le changement
- Valoriser l’action des professionnels en faisant état des réussites et pratiques vertueuses
Parmi les incontournables à analyser concernant votre histoire
- Dates clés de l’historique : création originelle, grandes étapes, personnages-clés
- Héritage qui vaut pour l’avenir : l’esprit des pionniers, les réussites, les évolutions qualitatives récentes
- Effort de résilience le cas échéant : gestion des abandons, transitions nécessaires, travail de deuil
Incarner ses valeurs
Lors de la préparation d’un projet d’établissement-service, s’interroger sur ses valeurs permet de retrouver, ou conserver, le sens de ce que l’on fait.
Un EHPAD qui prône par exemple la valeur de la dignité doit, dans sa réflexion sur son projet d’établissement, déterminer quels objectifs mettre en place pour que, dans le quotidien des personnes âgées et des professionnels, la dignité soit réellement vécue.
Regarder de plus près l’incarnation réelle des valeurs de la structure et leur portée pratique dans le quotidien conduit principalement à :
- Déterminer des objectifs pour l’avenir qui incarnent et traduisent ces valeurs
- Eviter d’agir de façon robotique et ainsi prévenir toute forme de maltraitance
Ces valeurs sont ensuite à appliquer réellement notamment au projet d’accompagnement personnalisé.
Cette analyse doit s’effectuer sur des indicateurs d’impacts et non des indicateurs de process.
Parmi les incontournables à analyser concernant votre éthique
- Dispositif d’évaluation de la pratique éthique : sondage auprès des bénéficiaires, évaluation des pratiques, benchmark interprofessionnel
- Système de prévention, d’alerte et de signalement des entorses à l’éthique collective : analyse causale, décryptage et traitement des écarts, groupes de parole
- Repérage des paradoxes et des dilemmes : évocation en collégialité, compréhension et acceptation des situations insolubles, effort d’objectivation
S’inscrire dans une logique territoriale
Bien connaître les besoins de son territoire est essentiel pour :
- Savoir si la situation géographique, démographique, socioéconomique et sanitaire est favorable ou pas à la structure médico-sociale et à son développement
- Se situer par rapport à la demande réelle et à l’offre concurrentielle
Grâce au croisement de diverses données et indicateurs internes et externes, comme par exemple le tarif journalier et le pouvoir d’achat de la population locale, vous pouvez déterminer le positionnement le plus stratégique pour votre structure, jusqu’aux partenariats éventuels qu’il serait judicieux de développer.
Votre projet d’établissement-service, et les objectifs qu’il contient, s’inscrit alors parfaitement dans une logique territoriale et d’ouverture sur l’extérieur. En accompagnant le territoire dans ses mutations futures, vous vous assurez d’être toujours attractif pour la population desservie.
Cette analyse peut également vous donner des arguments pour appuyer vos demandes de revalorisation des moyens dans le cadre du CPOM , ou en dehors de celui-ci via d’autres canaux tels que les appels à projets (AAP).
Parmi les incontournables à analyser concernant votre territoire
- Evolution du périmètre d’influence de l’établissement ou du service : localisation géographique des bénéficiaires, provenance physique (domicile, établissements de santé, ESSMS…), notoriété, image et réputation de l’ESSMS
- Compréhension des évolutions populationnelles : projections démographiques, situation socioéconomique, dynamiques territoriales
- Interactions avec les acteurs du territoire : partenariats formels et informels, coordination des parcours, adéquation de l’offre et de la demande
Répondre aux besoins et attentes des publics accueillis ou accompagnés
Analyser les particularités des publics accompagnés et leurs évolutions permet de définir, dans le cadre du projet d’établissement-service comme du projet d’accompagnement personnalisé, des objectifs spécifiques anticipatifs.
Il s’agit par exemple d’observer le degré de dépendance déterminé selon la grille AGGIR, les besoins en soins représentés par le pathos moyen pondéré (PMP), mais aussi les motifs de leur recours au dispositif médicosocial ainsi que leurs attentes individuelles, exprimées verbalement ou autrement.
L’ensemble de ces données permet d’apporter, dans le projet d’établissement-service et le projet d’accompagnement personnalisé, une réponse plurielle et adéquate aux attentes et besoins des publics accompagnés, dans la droite ligne des recommandations de bonnes pratiques de l’ANESM en matière d’attentes de la personne et de qualité de vie en EHPAD.
Parmi les incontournables à analyser concernant vos publics
- Evolution du public accueilli et anticipation du public de demain : sa motivation à recourir à l’établissement ou service, son environnement humain, ses capacités et moyens
- Examen des critères d’admission, de transfert et de départage, conformément au critère figurant dans les tableaux de bord de la performance de l’ANAP
- Système de recueil des attentes et de participation directe ou indirecte des bénéficiaires à la réflexion projective
Soutenir les professionnels dans leur investissement
Le projet social fait partie intégrante du projet d’établissement ou de service. Quelles sont les attentes et besoins légitimes des professionnels qui œuvrent au quotidien auprès des publics accompagnés ? Comment mobiliser leurs énergies et appétences collectives et individuelles au service d’objectifs partagés ?
Qualité de Vie au Travail (QVT), processus d’intégration dans l’entreprise, adéquation des qualifications, compétences, des modes organisationnels et fonctionnels avec le type de prestations attendu par les bénéficiaires, etc. Autant d’éléments déterminants dans la réussite du projet social de votre structure.
Cette démarche permet de soutenir la motivation des équipes en les impliquant dès la genèse du projet et tout au long de l’application de celui-ci, en leur faisant prendre conscience des résultats obtenus grâce à leur implication. Le projet social contribue ainsi à la cohésion collective et à la bonne réputation de la structure.
Parmi les incontournables à analyser concernant vos équipes
- Mouvements de Personnel : raisons et conséquences de l’absentéisme et du turnover, accompagnement du départ des uns et de l’arrivée des autres, introduction de nouvelles compétences
- Attractivité des métiers : freins et incitations endogènes, facteurs exogènes, contribution des démarches projets à l’émulation collective et à l’émergence des talents
- Satisfaction professionnelle tant en termes d’ambiance de travail que d’évolution personnelle, de bonne santé physique et psychologique, de reconnaissance et d’estime de soi, d’appui humain et technique
Réunir les moyens financiers
Le projet d’établissement ou de service réunit les ressources internes et externes en un modèle économique adapté aux objectifs, au contexte et aux opportunités.
Il s’agit ici de faire le point sur tous les moyens disponibles pour l’établissement ou le service, en explorant les moyens existants ainsi que toutes les voies potentielles de financement.
Parmi les incontournables à analyser concernant vos ressources financières
- Equilibre optimisé des objectifs et des moyens : efficience des organisations, performance de gestion, lisibilité des objectifs
- Cohérence avec les politiques publiques d’accompagnement de projets : orientations nationales, régionales ou départementales, opportunités locales
- Examen du potentiel de ressources externes mobilisables d’ordre humain, matériel ou financier
Les constats tirés de l’analyse de ces 6 points-clés amènent naturellement à définir les évolutions nécessaires et objectifs que vous allez, en association avec toutes les parties prenantes, formaliser dans votre projet d’établissement ou de service, pour ensuite le présenter au Conseil de la Vie Sociale (CVS) et aux instances représentatives du personnel avant d’être adopté par votre Conseil d’Administration.
Grâce à un tableau programmatique simple d’utilisation, la mise en en œuvre du projet puis son suivi et son évaluation intermédiaire et finale ne mobiliseront qu’un temps restreint d’administration.
Le travail réalisé facilite également incidemment l’instruction de démarches qui le prolongent ou lui succèdent telles que la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ou le CPOM à titre d’exemples, et garantit in fine une cohérence d’ensemble des politiques et pratiques institutionnelles.