Audit organisationnel en EHPAD : conseils pour optimiser sa performance

Optimiser la performance des EHPAD avec l’audit organisationnel
Crédit : Freepik

Essoufflement du personnel, résistance au changement, cloisonnement des services, absentéisme, manque de communication, difficultés d’ordre managériales ; de multiples facteurs peuvent influer sur la qualité de l’accompagnement proposé aux personnes âgées, sur la qualité de vie au travail des professionnels et même parfois, sur la rationalisation des coûts.

Comment concilier performance sociale et économique ?

L’audit organisationnel proposé par Gerontim est conçu pour permettre à tout directeur d’EHPAD, SAAD, SSIAD et SPASAD, d’optimiser ses processus organisationnels et d’améliorer ses performances.

L’audit organisationnel, par exemple en EHPAD, peut concerner votre structure dans son ensemble ou bien un service spécifique ou un processus clé de votre activité comme :

  • L’organisation des soins,
  • Le circuit du médicament,
  • L’organisation des repas,
  • La gestion du gaspillage alimentaire,
  • Le circuit du traitement du linge,
  • La gestion des déchets, etc.

Général ou ciblé, Gerontim vous propose un accompagnement sur-mesure en fonction de vos attentes particulières, un accompagnement à la fois technique et participatif, pour faire de votre organisation un atout dans l’intérêt des résidents et professionnels.

Auditer ses processus organisationnels

Gerontim débute son accompagnement par un état des lieux complet afin de poser un regard extérieur, neutre et objectif sur la situation de votre établissement/service :

  • Stratégie globale en place, notamment au regard des objectifs portés par le CPOM et l’évaluation interne
  • Missions de la structure inscrites dans le Projet d’établissement/service
  • Processus structurant l’activité
  • Risques et gestion de leur prévention, notamment le document unique d’évaluation des risques (DUER)
  • Rôles, responsabilités et tâches des parties prenantes
  • Chaînes de management
  • Gestion des plannings
  • Système d’information
  • Modalités de transmission
  • Articulation avec le siège

Le diagnostic est issu à la fois d’une analyse documentaire, de rencontres individuelles et collectives, et du suivi des professionnels en situation de travail, le tout dans une éthique respectueuse et bienveillante des acteurs.

Identifier des scénarii de réorganisation

Gerontim rédige ensuite un rapport qui fait état des constats de l’audit organisationnel et compile :

  • Les points forts de l’organisation actuelle
  • Les dysfonctionnements qui freinent l’organisation
  • Les pistes d’amélioration et d’actions possibles

Les préconisations et conseils émis par Gerontim sont documentés et adaptés au contexte de la structure. Ils peuvent par exemple concerner :

  • L’organisation d’une formation du cuisinier sur le manger main,
  • L’actualisation des fiches de postes et organigramme,
  • La délégation de certains pouvoirs au cadre de santé,
  • La sollicitation du pharmacien de ville pour la préparation des doses à administrer,
  • La mise en place d’un management positif, etc.

Vous disposez alors d’un véritable outil d’aide à la décision sur lequel vous appuyer selon vos propres priorités et qui, par son contenu et sa formulation, est pédagogique tant pour la direction que les professionnels.

Définir, avec les équipes, un plan d’actions et des objectifs de performance

Une organisation choisie par les acteurs concernés à toutes les chances d’aboutir si elle est issue d’une réflexion participative et d’une démarche motivée.

Gerontim vous accompagne dans la création et l’animation de groupes de travail composés des compétences concernées, qui devront définir un plan d’actions associé à de nouveaux objectifs de performance alliant efficacité et efficience.

Ces groupes peuvent par exemple concerner le ou la cadre de santé sur la question des fiches de postes, les équipes RH et les équipes d’encadrement pour élaborer une fiche d’échanges de jour entre salariés, etc.

L’objectif est de réfléchir à une organisation optimale, sur 24 heures et 7 jours sur 7, regroupant les besoins et attentes des résidents et les désirs des salariés, analysée préalablement au regard des ETP financés notamment par la grille AGGIR et la coupe PATHOS.

Bien entendu, Gerontim vous accompagne jusqu’à l’atteinte de la nouvelle organisation ciblée.

Cette démarche dispose de nombreux atouts :

  • Faire prendre conscience aux acteurs de terrain de certaines incohérences non seulement dans l’organisation mais aussi dans certaines croyances sur l’accompagnement
  • Instaurer un échange de pratique entre les salariés et une compréhension des autres fonctionnements
  • Faciliter la recherche de solutions alliant à la fois la réponse aux besoins et désirs des résidents et familles et l’amélioration de la qualité de vie au travail
  • Valoriser vos collaborateurs en leur permettant de réfléchir sur leur propre organisation
  • Soutenir et dynamiser vos équipes

Vos décisions sont prises dans une démarche consensuelle et motivante.

Les nouveaux objectifs de performance établis pourront nourrir les autres démarches structurantes de votre organisation, telles que le CPOM, l’évaluation interne et le projet d’établissement-service.

Vous voulez inscrire votre organisation dans une démarche de performance ?

Contactez-nous afin de nous expliquer vos attentes et définir ensemble une prestation sur-mesure !
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