Rendu obligatoire dans le champ médicosocial par la loi 2002-2, le projet d’établissement-service se présente dans l’article L.311-8 du Code de l’Action Sociale et des Familles -CASF comme un outil de prévention de la maltraitance, avant qu’au gré des réformes et recommandations successives comme la RBPP intitulée Elaboration, rédaction et animation du projet d’établissement ou de service –ANESM mai 2010, le projet d’établissement ou de service devienne tout à la fois un outil stratégique, opérationnel et managérial.
Parce que bâtir un projet d’établissement ou de service relève plus de l’ambition que d’une simple conformation à la loi, Gerontim vous propose un accompagnement de vos réflexions dans le respect de votre identité et de votre positionnement stratégique sur le territoire, définit en amont par une étude de besoins et d’opportunités, en considérant vos réalités et en prolongeant les démarches d’amélioration de la qualité entreprises jusqu’ici particulièrement celle d’auto-évaluation de votre ESMS. Seuls les objectifs utiles et réalisables seront retenus !
1. Evaluer ses forces et faiblesses pour mieux se positionner
Un diagnostic interne et externe de la situation de la structure permet de décider de manière éclairée des changements à opérer dans le cadre de la préparation du projet d’établissement-service.
Les consultants experts Gerontim repèrent chaque opportunité et contrainte via une analyse fine de la réalité actuelle et projective :
- L’histoire de la structure et son évolution, notamment via l’étude des résultats des évaluations (auto-évaluation de la qualité des ESMS et évaluation quinquennale), de la réalisation des objectifs définis dans le cadre du Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens -CPOM, etc.
- Le territoire : analyser la croissance démographique, la gérontocroissance (l’augmentation du nombre de personnes âgées), la capacité contributive des retraités ou encore la couverture médicale permet de savoir si la situation géographique, socioéconomique et sanitaire est favorable ou pas à la structure et à son développement
- Le quartier, ou plus précisément l’ancrage de l’établissement et son intégration citoyenne, ainsi que l’adaptation des constructions des établissements médicosociaux à l’évolution des attentes et besoins de la population
- Le public : les consultants Gerontim s’attachent ici à décrire les résidents ou personnes âgées aidées à l’aide de plusieurs repères humains et sociaux tels que la proportion d’hommes et de femmes, la moyenne d’âge, la situation de vie au moment de l’entrée en EHPAD, la répartition des résidents selon le degré de dépendance déterminé par le groupe iso-ressources –GIR et le Gir moyen pondéré –GMP, les pathologies et soins médicotechniques que les résidents requièrent, représenté par le pathos moyen pondéré –PMP, etc.
- L’activité : étudier et projeter le nombre de places, la durée moyenne de séjour, les critères d’admission ou encore les formules d’hébergement et l’offre de services qui permettent de relever le défi démographique et social et de répondre à la personnalisation des réponses aux besoins
- L’éthique : retranscrire les valeurs à appliquer dans le cadre, notamment, du projet d’accompagnement personnalisé –PAP
- L’image : évaluer et développer la satisfaction interne des professionnels et des personnes âgées, la satisfaction des familles, la réputation notamment dans l’esprit de la population locale, la notoriété, etc.
- Les professionnels : estimer et valoriser le ratio de personnel, les besoins en recrutement, la qualification des effectifs, la qualité de vie au travail, l’organisation du travail ou encore le management optimums
- Les partenariats actuels et à développer, s’agissant en premier lieu des résidents et familles, ainsi que des partenaires libéraux (médecins traitants, pharmacie de ville …), des partenaires sociaux et médicosociaux (réseaux d’animateurs, synergies locales …), des partenaires sanitaires et hospitaliers, des forces vives locales et autres partenaires précieux (bénévoles, écoles, …).
2. Projeter une stratégie claire pour 5 ans
Un diagnostic complet et en accord avec les spécificités de chaque structure permet concrètement et stratégiquement de :
- Se positionner clairement à l’échelle d’un territoire finement appréhendé et qu’il va falloir accompagner dans ses mutations futures
- Rester fidèle à qui on est tout en évoluant avec celles et ceux que l’établissement ou le service accompagne
- Analyser les particularités des publics accompagnés pour définir des objectifs spécifiques et anticipatifs
- Prolonger tout ce qu’on réalise aujourd’hui de positif et déterminer les évolutions nécessaires
- Aboutir à un projet commun pour l’ensemble des parties prenantes : résidents, familles, professionnels, Conseil d’Administration, partenaires, etc.
Une fois les évolutions nécessaires définies, Gerontim s’attache à les formaliser dans les différentes composantes du projet d’établissement-service.
3. Accompagner les résidents dans toutes leurs dimensions d’êtres humains
Gerontim détermine avec vous un projet de vie et d’animation ainsi qu’un projet d’aides, de prévention et de soins.
Tous deux conduisent à une réponse holistique aux attentes et besoins individuels et collectifs, comme le préconise la RBPP Les attentes de la personne et le projet personnalisé –ANESM décembre 2008 et Qualité de vie en EHPAD volet 1 De l’accueil de la personne à son accompagnement –ANESM février 2011.
C’est ici l’occasion de questionner et de revisiter les pratiques professionnelles afin de produire une prestation de qualité et si nécessaire, de définir des sous-projets spécifiques, comme par exemple un projet d’accompagnement des personnes atteintes du syndrome de Korsakoff, de la maladie d’Alzheimer ou des personnes vieillissantes en situation de handicap mental.
4. Soutenir l’investissement des professionnels
Parce qu’il est important d’accompagner ceux qui accompagnent, Gerontim inclut systématiquement dans le projet d’établissement ou de service un projet social en lien avec la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences –GPEC.
Ainsi, le projet social détermine en lien avec les orientations stratégiques quinquennales, les priorités en termes de formation, de qualification, d’organisation, de conditions et d’expression professionnelles. Il peut aussi s’inscrire dans le prolongement d’une démarche de prévention des risques professionnels.
5. Organiser les prestations générales et fonctions supports
Les objectifs d’accompagnement s’inscrivent dans un cadre structurel mobilisant les moyens nécessaires dans les domaines suivants :
- administration,
- restauration,
- lingerie,
- hygiène,
- sécurité,
- maintenance,
- écologie et développement durable, dont la lutte contre le gaspillage alimentaire.
Gerontim explore ces domaines dans la réalisation d’un projet logistique et les relie de façon indissociable aux projets de vie et de soins.
6. Déployer le projet d’établissement ou de service
Les objectifs portés par le projet d’établissement ou de service sont autant d’engagements officiels à tenir, en cohérence voir directement actés dans le CPOM de la structure.
Ils doivent également être déclinés dans le Plan d’Actions Qualité –PAQ et reportés dans l’outil de gestion de la qualité. Pour permettre cela, le rendu de Gerontim s’accompagne d’un tableau de programmation et de suivi qui permet de :
- Planifier les objectifs et actions sur les 5 ans à venir, précisant pour chaque objectif les constats initiaux, les objectifs généraux et opérationnels définis, les actions envisagées pour concrétiser les objectifs, les moyens nécessaires aux actions, les réalisateurs des actions, l’échéancier et les indicateurs d’évaluation
- Définir pour chaque équipe et agent une feuille de route issue de la planification des objectifs et actions, et ainsi pousser la dynamique managériale
- Effectuer un suivi au moins annuel des objectifs et actions
- Restituer des bilans d’étapes pour les élus du personnel et du CVS (Conseil de la Vie Sociale), des bilans intermédiaires sur demande des autorités de tarifications (ARS et Conseils Départementaux)
- Réaliser un bilan final au terme des 5 ans.
Vous disposez ainsi d’un document de référence, documenté, synthétique et efficace dans sa lecture ; un véritable outil de pilotage de la stratégie et de conduite du changement.