La sécurisation du circuit du médicament ne constitue pas seulement une obligation réglementaire ; c’est un enjeu majeur de qualité et de sécurité au sein des établissements d’hébergement pour personnes âgées (EHPAD).
En effet, les personnes accompagnées présentent fréquemment des situations de polypathologies avec des polymédications qui les exposent davantage au risque iatrogène médicamenteux. Les effets indésirables, les interactions médicamenteuses et les erreurs risquant de survenir dans l’une des différentes étapes du circuit du médicament peuvent entraîner des conséquences importantes sur leur santé, leur autonomie et leur qualité de vie.
Pourquoi réaliser un audit approfondi ?
L’audit approfondi sur le circuit du médicament permet une évaluation structurée des pratiques professionnelles et de l’organisation qui apprécie le niveau de sécurisation de l’ensemble du processus à toutes les étapes ; de la prescription jusqu’à la surveillance du traitement. Il favorise également l’implication de vos équipes dans la démarche d’amélioration de la qualité et des pratiques.
En effet, l’audit permet de :
- Garantir la qualité de l’accompagnement des personnes accompagnées, particulièrement exposées au risque médicamenteux et iatrogène du fait de leurs fragilités liées à l’âge
- Sécuriser l’ensemble des étapes du circuit : prescription, dispensation, préparation, administration, surveillance, stockage et gestion
- Renforcer la culture de sécurité en encourageant vos professionnels à identifier et à signaler les erreurs possibles ou survenues
- Favoriser le travail de coopération et de collaboration des différents acteurs impliqués dans ce circuit
- Répondre aux exigences réglementaires et être en conformité avec le référentiel national d’évaluation de la Haute Autorité de Santé (HAS) qui en fait un critère impératif
L'audit et le référentiel d'évaluation HAS : 2 finalités différentes
Le circuit du médicament est réglementé par le Code de la santé publique (CSP), par le Code de l’action sociale et des familles (CASF).
L’évaluation HAS vient évaluer la conformité de ce circuit, dans les chapitres 1 et 3, à travers plusieurs critères dont un qui est impératif : critère 3.6.2 – Les professionnels respectent la sécurisation du circuit du médicament.
L’évaluation se concentre sur ce qui est observable et réalisé. Votre établissement doit donc être en capacité de démontrer que l’ensemble du circuit du médicament est organisé, connu, maîtrisé, évalué et constamment amélioré pour en garantir la sécurité mais aussi l’adhésion des personnes accompagnées dans ce soin.
L’audit, lui, ne va pas se contenter d’une photographie à un instant donné mais va chercher à analyser en profondeur l’organisation pour :
- Comprendre pourquoi certaines pratiques fonctionnent bien ou moins bien,
- Identifier les causes des dysfonctionnements,
- Mesurer les écarts entre le prescrit et le réel,
- Prévenir la survenue d’erreurs,
- Évaluer la solidité du système.
L’audit va au-delà de l’évaluation et permet d’accompagner l’établissement dans une démarche proactive d’amélioration afin de sécuriser le circuit et donc d’assurer la qualité de vie des personnes accompagnées.
Notre méthodologie : un accompagnement en immersion en 3 étapes
L’audit approfondi se déroule en immersion dans votre établissement et porte sur l’ensemble des étapes du circuit. Il combine plusieurs méthodes permettant de croiser et d’enrichir les informations et les éléments recueillis :
- Entretiens avec les professionnels,
- Analyse des documents (procédures, traçabilité…),
- Observations du fonctionnement et des pratiques au quotidien,
- Utilisation des grilles d’observation (OMEDIT).
Cette approche multidimensionnelle permet d’aller au-delà des procédures formelles et déclaratives et de comprendre les réalités du terrain. L’observation met en lumière les écarts parfois invisibles dans les documents et pourtant bien présents dans les pratiques au quotidien.
Notre intervention se structure en 3 phases :
Phase 1 : cadrage de la mission
Cette phase préparatoire permet de définir avec la direction les attendus spécifiques de la mission, le périmètre et le planning d’intervention pour pouvoir rencontrer les équipes.
C’est à cette étape que sont transmis les documents en lien avec le circuit du médicament au consultant : procédures et protocoles, fiches d’évènement indésirable, formations/sensibilisations réalisées…
Phase 2 : réalisation de l'audit en immersion
Cette immersion va permettre de décortiquer et d’analyser chaque étape du circuit au regard des attendus, d’évaluer votre niveau de conformité et d’identifier les dysfonctionnements ou les écarts pour pouvoir proposer les axes d’amélioration envisageables.
L’audit mobilise l’ensemble des professionnels impliqués dans ce circuit : la direction, le médecin coordonnateur, les médecins traitants, le pharmacien, l’IDEC/CDS, les IDE, les ASD et les auxiliaires médicaux de jour comme de nuit, ainsi que le référent qualité. Chacun y contribue selon son niveau de responsabilité, dans une démarche de collaboration et de coopération.
Cette phase immersive est essentielle pour mettre en évidence les écarts entre les dispositions prévues par vos procédures institutionnelles et les pratiques réalisées par les professionnels. Ces écarts sont souvent liés aux contraintes organisationnelles, aux aléas de fonctionnement et les équipes adaptent leurs pratiques aux réalités du terrain. Elles n’ont plus conscience que ces pratiques ne sont parfois pas conformes et peuvent perturber le circuit et la qualité du soin. L’audit permet alors, avec votre équipe, d’ouvrir la voie à l’analyse des causes plutôt qu’à une simple constatation des non-conformités.
Par exemple, les IDE peuvent écraser les médicaments des résidents qui présentent des difficultés à avaler alors que certains médicaments ne doivent pas être écrasés du fait de leur principe actif d’absorption. L’efficacité du traitement peut diminuer. L’équipe peut envisager de travailler, avec le pharmacien et les médecins, la liste des médicaments non écrasables pour ajuster les formes galéniques des prescriptions.
Ou encore, les traitements de nuit peuvent être mis à disposition des professionnels de nuit en tisanerie mais ils deviennent accessibles à tous. Il convient de réfléchir avec les équipes aux solutions envisageables dans l’établissement, pour que ces traitements soient accessibles uniquement aux professionnels de nuit (placard ou boîte avec ouverture par code connu des professionnels autorisés à l’accès)
L’audit peut aussi mettre en évidence que les sensibilisations à la règle des 7 B (bon patient, bon médicament, bonne dose, bon moment, bonne voie, bon débit, bon professionnel) pour prévenir les erreurs médicamenteuses sont destinées uniquement aux IDE alors que l’ensemble des auxiliaires médicaux autorisés, de jour et de nuit, sont concernés par le respect de ces règles.
Phase 3 : un rapport qui s'inscrit dans une démarche continue d'amélioration
Le rapport d’audit offre une analyse claire, objective et indépendante afin d’optimiser chaque étape du circuit du médicament. Nous mettons en lumière les points forts et les axes d’amélioration de votre établissement au regard des exigences réglementaires et des bonnes pratiques.
Nous proposons, dans notre rapport réalisé en collaboration avec les équipes, des solutions réalistes, concrètes, adaptées à vos organisations et à vos contraintes, tout en clarifiant les responsabilités de chacun. Enfin, nous élaborons un plan d’actions précis et structuré au service de la démarche d’amélioration continue de la qualité et de la sécurité de l’accompagnement des personnes accueillies.
En résumé, un audit approfondi du circuit du médicament, réalisé en immersion et avec vos équipes, permet de mettre en évidence vos dysfonctionnements et surtout d’en analyser les causes. Cette méthodologie participative que nous proposons favorise la mobilisation de vos équipes, encourage le questionnement et la prise de conscience de leur responsabilité dans cette thématique.
Le recours à un audit externe démontre la volonté et l’engagement de votre établissement dans une démarche proactive de qualité et de gestion des risques, impliquant vos professionnels et qui va au-delà de la seule obligation réglementaire.